Как навести порядок в документах? Один из способов, мой друг
Привет мой друг. Сегодня мы с тобой поговорим не о чем-то вечном и серьезном, хотя… Кто знает? Может быть это более серьезно, чем кажется на первый взгляд. Я хочу поделиться своим опытом – как привести все документы в порядок и сложить их так, чтобы они были доступны, удобны и не путались между собой.
Вообще я заметила, что бардак начинается там, где выбран неверный и неудобный способ хранения вещей. Если у Вас в одном и том же месте постоянно накапливается хлам или вещи быстро «расползаются» не по своим местам – скорее всего Вы еще не нашли для себя удобной формы их хранения. Когда вещи складывать удобно, они доступны и из них легко извлечь нужный предмет и вернуть его обратно – возможность беспорядка сокращается. Мы не берем сейчас вариант, что Вы просто бросили что-то не на свое место. Скорее, я имею ввиду, что Вы попали в ситуацию, в которой для того, чтобы достать одну вещь, необходимо перерыть все остальные. Именно тут и начинается хаос.
Я хочу на своем опыте поделиться, как мне удалось сложить все документы так, чтобы их было просто найти, удобно взять нужный, добавить новый и, при этом, не листать кучу файлов (прозрачных кармашков) в хаотическом порядке.
Сразу скажу – «не пытайтесь съесть слона» за один раз, иначе Вы можете не справиться с накопленными бумагами, рассердиться и получить, скорее, отрицательный, нежели положительный опыт. Я делала так – каждый день раскладывала столько документов, сколько мне было не лень. В какой-то момент начинает казаться, что процесс не закончится никогда, но поверьте, результат наступит быстрее, чем Вы себе можете представить.
Вообще, держать документы в порядке – важная задача. Особенно в моменты, когда Вам может неожиданно понадобиться та или иная бумага, а Вы понятия не имеете в какой стопке, полке, ящике ее искать. И потом – чем меньше у Вас бардака в доме – тем приятнее в нем находиться и заниматься домашними делами.
Итак. Для начала, Вам нужно отправится в канцелярский магазин и купить следующие предметы:
- Прозрачные кармашки / файлы. Их много не бывает. Если долго не раскладывали бумаги – берите сразу две упаковки.
- Папочки/ файлики с «ушками»
- Две-три папки для кармашков / файлов
- Степлер для бумаги и металлические скрепки для него
- Несколько скобок среднего размера
- Стикеры / клеящуюся бумагу
Приступим. Берем папочки с «ущками» и клеящиеся стикеры. Отрываем один и на стороне, которая клеится, пишем, что именно будет лежать в этой папке. Прикрепляем ее на внутреннюю сторону прозрачной обложки. Тогда, когда Вы перелистываете все папочки, Вы легко найдёте нужную, при этом листочки не будут отклеиваться и теряться и Вам будет просто и удобно взять или добавить нужный документ. Вы же приблизительно знаете, что именно у Вас лежит среди документов.
Например, одна папка может быть с Вашими медицинскими документами, вторая – счета на квартиру, третья – договора на телефон, банковскую карту, услуги интернет провайдера.
Если у Вас есть чеки, которые относятся к тому или иному документу/ договору, их можно скрепить степлером, чтобы они не потерялись.
Когда у Вас подписано несколько папок – начинаем просто вкладывать в них бумаги, которые им соответствуют. Пока без «кармашков». По ходу разбора «завалов» может возникнуть еще 5-6 папочек. Какие-то будут переназваны, какие-то соединены в единую, а в какой-то теме окажется так много документов, что Вы заведете отдельную папочку. У меня на данный момент около 20 папочек с ушками, которые поместились в трех больших папках для документов.
После того, как Вы вложите документы в папочки с ушками – следующий этап. Убираем документы в кармашки / файлы.
Опять же не едим «слона» целиком. Старайтесь класть каждый отдельный документ в отдельный кармашек. Тогда Вам будет просто ориентироваться в бумагах, перелистывая их. После того, как Вы разложите документы по кармашкам – вкладываем их в папочку с ушками. Теперь все документы на заданную тему у Вас находятся в одном месте.
После того, как все документы и бумаги будут рассортированы – раскладываем их по большим папкам. Я те документы, которыми пользуюсь реже всего или уже не пользуюсь вовсе – сложила в одну папку. Те, которые мне нужны чаще – в другие. На торце папки есть вкладыш – на нем можно написать что именно находится в папке – какие документы она содержит. Теперь Вы точно знаете, где какой документ, как его найти и куда убрать следующий на заданную тему.
А что делать со скобками среднего размера? Все просто. Не всегда есть документы, которые можно разместить в кармашке. Тогда Вы их прикрепляете к папочке с ушками к задней обложке. Это могут быть конверты, листы бОльшего формата и т.д. Важно, что крепить их нужно как снизу, так и сверху, чтобы они не выпадали. Скобками можно закрепить кармашек с чеками, они продаются совершенно разных размеров и очень удобны в использовании.
Вы можете сказать – я не написала ничего нового и все и так у Вас в порядке. Вы можете сказать – мне это неудобно и у меня есть свой способ хранения документов. Но может быть, Вам придется по нраву то, чем я пользуюсь сама и мой пример пригодиться в быту.
Обнимаю, Ваш друг, Елена Тонова.