Сколько стоит мероприятие? Как посчитать?

Впереди начинается корпоративный сезон и читаю много писем с вопросами, как организовать мероприятие и с чего начать. Классика – начальство поручило, а я ни сном ни духом…
На мой вопрос – какой бюджет, слышу один и тот же ответ – руководство сказало предлагать, а там видно будет. Это самый сложный вариант, который только может быть. Можно начать с салатов, которые нарежут сами сотрудники и закончить черной икрой. Но всё равно ориентироваться можно. Самое главное понять – что именно должно быть подано к столу. Всё равно средний уровень компании и привычки сотрудников более ли менее известны, хотя бы, как вариант, во время общих обеденных перерывов. Ну а теперь всё по порядку. (кстати, данную шпаргалку можно применять и для любого другого мероприятия)

морозов

1. Нужно понять сколько человек собирается посетить мероприятие. Это крайне важно для поиска места и определения формата подачи блюд.

2. Нужно понять среднюю цену, которая планируется на еду одного человека. Сразу вспоминаем приличные кафе и рестораны и понимаем, что за 7 евро поесть 1-2-3 и компот можно в столовой или на бизнес ланче. Средний поход в ресторан на одного человека – около 30 евро. Учитываем, что во время банкета гости в принципе всё время перекусывают, так что одним горячим блюдом ограничится будет сложно. Нужны закуски. Как вариант – сырные и мясные платы. Далее нужно понять откуда это брать. Или заказывать «привозную» или чтобы повар готовил на месте проведения мероприятия.

3. Алкоголь. В зависимости от места проведения мероприятия – алкоголь на мероприятии может стоить кардинально по разному. Могут брать определенную сумму за каждую бутылку своего напитка. Могут брать с человека. Могут добавить сумму к обслуживанию. Могут вообще не позволить везти свой алкоголь. Могут сделать скидку от цены, которая в баре. Вариантов много – всегда надо разговаривать лично. Есть темы которые по телефону просто не обсуждаются.

4. Место. Сидим за столами? Просто фуршет? Как туда доберутся гости? До которого часа можно громко слушать музыку и танцевать? Цена продления зала, в случае, если компания «разгуляется». Наличие гардероба? Наличие необходимого количества столов, стульев и текстиля? Обслуживание во время банкета? А что если закончится на столе вода/закуски/кофе и т.д.. И это далеко не все вопросы, которые нужно задать в месте проведения мероприятия.
Когда начинать искать? Есть заказы на год-два вперед, а есть дни, на которые за год никто не позвонил. Тут как повезет. Есть один нюанс 17-18-19 декабря чаще всего самые популярные и дорогие.

5. Формат. Фуршет или ужин за столами? Если фуршет – всё равно людям нужно куда-то присесть, если вечер планируется дольше, чем два часа. Если за столами – как подаются блюда? Мармиты/шведский стол или порционно. Или меню на столах? Или на платах выносят? Сколько времени займет приготовление горячего, после принятия последнего заказа? Сколько времени будут выноситься порции, чтобы у каждого оказались на столе? Жутко сложно вести или контролировать мероприятие, когда пол зала уже поело, а второй еще не подали горячее… А всё потому, что выбран или неправильный формат, или место, или маленькое количество официантов.

6. Официанты. В идеале – на 10 человек 1 официант. Но на 100 человек должно быть не менее 7 официантов. Это если мы хотим, чтобы всё было на уровне.

7. Программа. Трижды подумайте, прежде чем заставлять сотрудников наряжаться каким-то особым способом… Имею ввиду карнавальные костюмы и стилизации под какой-то век или фильм. Всегда, я считаю. Надо оставлять возможность прийти в классическом платье или костюме.
Если Вы планируете, или начальство планирует что-то говорить – желательны микрофоны. Если у Вас запланирован ведущий – без микрофона ни один профессионал работать не будет. У профи всегда есть свой ди-джей, с которым он работает. Я е знаю ни одного адекватного ведущего, который бы в паре с ди-джеем стоил менее 500 евро за вечер. Но. Высокая цена никогда не была показателем качества. Нужно встречаться, говорить и делать выводы.
Всегда хорошо и выигрышно смотрится музыкальная группа. Цена группы не всегда конечная, т.к. нужно уточнять входит ли в эту стоимость аппаратура. Убедитесь, что в месте, в котором Вы выбрали – если поставить все столы – останется ли вообще место где танцевать и куда стать музыкантам.
Популярны певцы, фокусники, саксофонисты, электронная скрипка.

8. Давайте попробуем посчитать. Например у нас 40 человек и мы их сажаем всех за стол. 35 евро на человека еда – 35 евро *40 человек=1400 евро
Алкоголь. Например свой. (Есть множество баз, где алкоголь продается дешевле, чем в магазинах). Как понять количество? Считается около 0,5 л крепкого на мужчину, 0,3 крепкого на даму и 0,7 легкого на каждого человека + по бутылке каждого напитка в запас. В среднем около 17 евро на человека, с учетом кока-колы и сока.
40 человек * 17евро=595 евро
Обслуживание. Допустим 10% с общего счета на еду + 140 евро
Аренда зала. Около 60 евро в час. Начинаем с 18:00 (НО учитываем время монтажа, если будет аппаратура и саундчек у группы – за 2-3 часа до начала), так вот, с 18:00 до 2:00 будет 7 часов.
7 часов * 60 евро=420 евро
Декорация столов? Просто для информации – в среднем декор на один столик стоит около 40 евро.
Скатерти? Для информации – около 15 евро аренда одной.
Столы? Чтобы Вы знали – круглый один стол 12-20 евро
Стулья и чехлы на них? – около 3 евро/стул+1,5-3 евро чехол и бант
Ведущий + ди-джей. Давайте возьмем цену среднего профи – 700 евро
Музыкальная группа. К примеру, бенд из 4 человек. Около 900 евро.

Итог – приличное корпоративное мероприятие может стоить около 4500 евро на 40 человек. Без учета декора, предполагая, что есть вся мебель и можно брать свой алкоголь.

Я искренне надеюсь, что подобная раскладка сможет хоть немного рассказать о том, о чем нужно подумать, что посчитать и на что обратить внимание. Помним, что всегда можно сделать дешевле/дороже/ не делать.
C обнимашкой, Елена Тонова

фото в статье: Вадим Морозов